倉庫でトラックを1台ずつ電話で呼び出していると、「電話が鳴りっぱなしで点呼や配車に集中できない」「事務員が残業の原因になっている」という声が多く聞かれます。この記事では、倉庫の電話呼び出しを一斉通知に変えることで、どれだけ事務員の時間を生み出せるかを、国土交通省のデータや法改正の流れも踏まえて具体的に試算します。
結論から言うと、1台ずつの電話呼出をやめて、ワンタップ一斉通知＋荷待ち時間の自動記録ができる仕組みに変えるだけで、月数十時間単位の事務作業を削減しながら、2024年問題・荷待ち時間の記録義務にも備えることが可能です。
倉庫で「電話呼び出しが大変」になる3つの構造的な理由
まず、なぜ倉庫の電話呼び出しがここまで大変になるのか、現場でよくある状況を整理します。
1. 1バース1コール方式：電話本数がトラック台数に比例
典型的な倉庫では、次のようなフローになっています。
- トラック到着 → 守衛室で受付（紙台帳やホワイトボード）
- ヤード待機 → フォークリフトでバースが空くタイミングを確認
- 事務所からドライバーへ電話で呼出（携帯番号を1件ずつ発信）
この「1バース空くごとに1本電話する」運用だと、トラック台数に比例して事務所の電話本数が増えていきます。午前中のピークに20〜30台が集中する首都圏・関西圏の大型倉庫では、事務担当者が常に電話を肩に挟みながら、伝票処理・配車・ドライバーからの問い合わせ対応を同時にこなしていることも珍しくありません。
2. 情報が紙と口頭に分散し「電話しないと分からない」状態
守衛室の受付台帳、事務所のホワイトボード、現場のバース予定表がそれぞれ別管理になっていると、「今、誰がどのバース待ちなのか」を把握するために、電話が唯一の情報伝達手段になりがちです。
- 守衛「○○運送の2台目、もう入れていい？」
- 事務「今フォークが詰まってるから、あと20分待たせて」
- 現場「さっきの4t、まだ来てないの？」
このように現場間の調整自体が電話に依存していると、呼び出し電話と確認電話が雪だるま式に増え、「電話が大変」な構造になってしまいます。
3. 荷待ち削減プレッシャーと2024年問題で「電話の一本」が重くなる
国土交通省の「トラック輸送状況の実態調査」によると、トラック1運行あたりの荷待ち時間は平均1時間34分で、荷待ちが発生する運行では拘束時間が約2時間長いとされています（国土交通省「トラック輸送状況の実態調査」より）。
さらに、2024年4月からはトラックドライバーの時間外労働の上限960時間規制・改正改善基準告示（いわゆる2024年問題）が適用され、倉庫側にも荷待ち時間を減らすプレッシャーが高まっています。加えて、2025年4月以降は30分以上の荷待ち等の記録・1年保存義務が拡大し、2026年には荷待ち＋荷役2時間以内ルールが明示される予定です（改正物流効率化法）。
このような状況で、ドライバーをいつまでも呼び出さない「電話の遅れ」は、単なる現場負担にとどまらず、拘束時間の長期化や荷主勧告リスクにも直結しかねません。
電話呼び出しのどこにムダがあるのか？業務フローを分解
次に、「倉庫 電話 呼び出し 大変」と感じさせている具体的なムダを、業務フローごとに分解して見ていきます。
1. ドライバーごとの個別発信にかかる時間
1台呼び出すごとに、事務員は次のような動きをしています。
- 受付票や台帳から対象ドライバーの携帯番号を探す
- 番号を電話機・携帯に入力し発信
- 呼び出し音を待ち、口頭で「○○倉庫です。△△番バースにお入りください」と伝える
- ドライバーからの質問（バース位置・注意点など）にその場で回答
- ホワイトボードやExcelに「呼出済み」とメモ
1件あたりの通話時間は短くても30秒〜1分、番号検索やメモ含めると1呼出あたり1〜2分は使っているケースが多いでしょう。
2. 通話がつながらない・折返し待ちのロス
ドライバーが荷台で荷締めをしていたり、トイレや自販機に行っているタイミングだと、電話にすぐ出られません。その結果、
- 1回目が不在 → 数分後に再発信
- 折返しが来たときには別の電話対応中
- 「さっきの電話なんでした？」から説明をやり直し
という二度手間・三度手間が発生し、事務所の電話負荷を押し上げています。
3. 伝達ミス・聞き間違いによるやり直し
電話口では、騒音の大きいヤードや高速道路のPAなどから応対していることもあり、
- 「13番バース」が「30番」に聞こえた
- 「2列目待機」が伝わらず、勝手に前進して渋滞を招く
といった聞き間違い・伝達ミスも発生します。一度トラブルになると、状況確認の電話・現場への謝罪・やり直しの調整など、さらに電話本数が増えてしまいます。
4. 外国人ドライバー・特定技能人材との言語ギャップ
2024年3月には、トラックドライバーを含む特定技能「自動車運送業」分野が新設され、2026年3月の技能試験には408人が受験するなど、外国人ドライバーの受入れが本格化しつつあります（国土交通省資料より）。一方、物流・旅客企業230社調査（2025年）では、50.9%が外国人材との日本語コミュニケーションに不安と回答しています。
日本語が十分に伝わらない相手に、バース番号や細かな安全ルールを電話だけで伝えるのは難しく、
- 何度もかけ直してゆっくり説明する
- 近くの日本人ドライバーに通訳を頼む
といった余分な対応が発生し、これも「電話呼び出しが大変」と感じさせる一因になっています。
1台ずつの電話呼び出しを「一斉通知」に変えるとは？
こうしたムダを減らすために、近年増えているのが「電話の代わりに、スマホや携帯への一斉通知でトラックを呼び出す」仕組みです。
1. 一斉通知の基本イメージ
具体的には、次のような運用に置き換えます。
- トラック到着時に、ドライバーが守衛室や受付でQRコード読み取り・専用端末への入力を行う
- 受付情報がクラウド上の待機リストに自動反映
- バース担当者がPCやタブレット上で「○○運送 4t箱車」を選び、ワンタップで呼び出し通知を送信
- ドライバーのスマホに、LINEやSMSで「○○倉庫です。□□番バースにお入りください」とメッセージ通知
このとき、バース番号や進入経路図をメッセージ内に表示できれば、口頭で細かく説明する必要もなくなります。
2. 「一斉通知」と「個別通知」をどう使い分けるか
一斉通知といっても、ただ全員に同じメッセージを送るだけではありません。現場では、次のような使い分けが現実的です。
- グループ単位の一斉通知：コンテナ・ウイング・冷蔵など車種別にグループを作り、「コンテナ待機中の3台へ一括配信」
- 個別通知：優先的に入れたいチャーター便・タイム便など、1台ごとに個別メッセージ
- 全体アナウンス：落とし物・一時的な場内通行止めなどを、待機中全ドライバーへ一括送信
電話呼び出しの多くは、「○○方面行きの10tウイング3台、順番に入ってください」といったまとまりのある呼出なので、ここをグループ一斉通知に変えるだけでも、電話本数は大幅に減らせます。
3. 荷待ち時間の自動記録と法令対応
一斉通知システムを入れると、トラックが受付した時刻・呼び出した時刻・バースイン時刻などが自動でログとして残る仕組みが一般的です。これにより、
- 30分以上の荷待ち発生の有無
- 荷待ち＋荷役2時間以内ルールの達成状況
を簡単に把握でき、2025年以降の荷待ち・荷役時間の記録義務や、2026年から本格化する改正物流効率化法への対応に役立ちます。国土交通省の総合物流施策大綱（2026〜2030年度）でも、「物流の効率化」やドライバー労働環境の改善が明記されており、待機時間の見える化は避けて通れないテーマになっています。
電話呼び出しを一斉通知に変えた場合の時間創出効果を試算
では、実際にどれくらい事務員の時間が浮くのか、現実的な前提でシミュレーションしてみます。
1. モデル倉庫の前提条件
以下のような中規模以上の倉庫を想定します。
- 1日のトラック受入台数：80台（午前ピーク50台、午後30台）
- うち、電話呼出が必要な案件：60台（残りは定時バースインや定期便）
- 1件あたりの電話対応時間：平均1.5分（番号検索・通話・メモ含む）
- 不在・折返し等によるやり直し率：30%（0.5回分の追加電話と仮定）
| 項目 | 電話呼出運用 | 一斉通知運用 |
|---|---|---|
| 1件あたり対応時間 | 約1.5分（平均） | 約0.3分（ワンタップ＋簡単確認） |
| やり直し・不在対応 | 約0.5分相当/件 | ほぼゼロ（画面確認・再通知で対応） |
| 1日あたり呼出案件数 | 60件 | 60件 |
| 1日あたり総対応時間 | 60件×(1.5+0.5)分≒120分 | 60件×0.3分≒18分 |
このモデルでは、
- 電話呼出：1日あたり約120分（2時間）
- 一斉通知：1日あたり約18分（0.3時間）
となり、1日あたり約1時間40分、1か月（22営業日）で約36〜40時間の事務作業を削減できる計算になります。
2. 浮いた時間で何ができるか
月40時間前後というと、フルタイム1人の1週間分に近いボリュームです。この時間を、
- 荷待ち時間のデータ分析と荷主との改善協議
- 輸送会社との定期ミーティング（時間指定見直し・積載率向上の相談）
- フォークリフトや現場の安全教育資料の作成
- トラック・フォークの動線見直しによる事故リスク低減
といった「攻めの物流改善」に振り向けられれば、単なるコスト削減ではなく、輸送力不足時代を生き抜くための競争力強化にもつながります。
3. 輸送力不足時代における「1時間」の価値
国土交通省の「物流の2024年問題について」によると、何も対策を講じない場合、2024年度に約14%（4億トン相当）、2030年度には約34%の輸送力不足が生じる可能性があるとされています。また、2026年度から2030年度を対象とした総合物流施策大綱では、官民の取組により2030年度の輸送力不足約34%のうち約14%は概ね克服できる一方、残りの不足への対応が今後の課題と明記されています。
このようにドライバーと輸送力が不足する時代において、倉庫側が事務所の電話対応に人手を取られている余裕はありません。電話呼び出しを一斉通知に変えて事務員の時間を生み出すことは、単なる「楽になる」ではなく、輸送力不足への備えの一環として位置付けるべきテーマです。
電話呼び出し削減のための現場改善ステップ
最後に、実際の倉庫で「電話呼び出しが大変」な状況をどう変えていくか、段階的なステップをまとめます。
ステップ1：現在の電話本数と荷待ち時間を「見える化」する
いきなりシステム導入を検討する前に、まず現状の数字を把握することが重要です。
- 1日あたりの電話呼出本数（時間帯別・案件種別）
- 1件あたりの平均通話時間・不在率
- ドライバー到着〜バースインまでの実測時間（荷待ち時間）
これらを1〜2週間だけでも記録すると、「午前中の路線便が集中する時間帯の電話が特に大変」「外部倉庫宛てのシャトル便に電話が多い」など、ボトルネックが見えてきます。2025年以降の荷待ち時間記録義務にも備え、「誰が・いつ・どのように記録するか」ルールを先に整えておくとスムーズです。
ステップ2：電話を減らせる運用ルールを整える
次に、現行の紙と口頭ベースの運用の中でも、電話本数を減らせる工夫を検討します。
- 路線便・定期便のバース割を事前固定し、「指定時刻に直接バースイン」を基本にする
- 守衛室の受付で「LINE通知希望」か「SMS通知希望」かを確認し、事前に連絡先を整理
- バースごとの標準作業時間を決め、荷待ち発生が予見できるときは早めに一括案内
これだけでも、「すべてを電話で個別対応」していた状態からは一歩前進できます。
ステップ3：呼び出し特化型の一斉通知システムの検討
そのうえで、より踏み込んで呼び出し専用の一斉通知システムを導入すれば、現場の負担は大幅に軽くなります。例えば、トラック呼び出しSaaSの中には、
- 到着受付をQRコードで完結
- ドライバー登録台数は無制限
- LINEやSMSへのワンタップ呼出通知
- 荷待ち時間の自動記録・CSV出力
といった機能を備えた、呼び出し特化型のシステム（例: ヨビトラなど）があります。月額4,980円（ライトプラン・税別）から利用できるタイプであれば、小〜中規模倉庫でも導入しやすく、先ほど試算した月数十時間の時間創出と比較しても、投資対効果を説明しやすいでしょう。
また、外国人ドライバーが多い現場では、多言語の画面表示や、バース進入ナビ機能などがあるシステムを選ぶと、日本語での電話説明にかかっていた時間・ヒューマンエラーも同時に減らすことができます。
ステップ4：事務所を「司令塔」として再定義する
電話呼び出しから解放された事務所は、単なる「受付・伝票処理の場」から、
- 現場全体を俯瞰して動線・バースをコントロールする司令塔
- 荷待ち時間データをもとに荷主や運送会社と交渉するハブ
へと役割を変えていくことができます。国の「物流革新に向けた政策パッケージ」でも、物流の効率化とともに商慣行の見直しが掲げられており、荷主・運送会社との関係性を現場主導で変えていく役割が、今後ますます重要になります。
電話呼び出しが大変なままでは、こうした「攻め」の役割に十分な時間を割くことは困難です。まずは、1台ずつの電話からワンタップ一斉通知への転換で、事務員の時間を生み出すところから始めてみてはいかがでしょうか。